Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica qué datos personales tratamos en TRUCKDOCK360, para qué los usamos, cómo los cuidamos y qué puedes hacer para conocerlos, corregirlos o pedir que los borremos. La escribimos en lenguaje claro y sencillo, como pide el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, y se basa en la Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos personales en Colombia.

Sobre las citas. El Decreto 1074 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo) compiló el Decreto 1377 de 2013, que reglamenta la Ley 1581. Cuando citamos un artículo del Decreto 1074, ponemos entre paréntesis el artículo equivalente del Decreto 1377, cuyo texto completo está en el enlace.

1. Quién es el responsable

Dato	Información
Razón social	TruckDock Logistics S.A.S.
Correo para temas de datos personales	gerencia@truckdock.co
Sitio web	truckdock.co

TRUCKDOCK360 es un software en la nube para generadores de carga: empresas que despachan y reciben mercancía y necesitan programar sus muelles, registrar tiempos y coordinar a sus transportadoras.

2. Definiciones breves

Estas definiciones vienen del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015 (art. 3 del Decreto 1377 de 2013).

Dato personal: cualquier información que te identifica o que permite identificarte. Por ejemplo, tu nombre, tu correo o tu número de cédula.
Titular: la persona a quien se refieren los datos. Si los datos son tuyos, el titular eres tú.
Tratamiento: cualquier operación con datos personales, como recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
Autorización: el permiso previo, expreso e informado que das para que traten tus datos.
Responsable del tratamiento: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
Encargado del tratamiento: quien trata los datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.
Transmisión: envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

3. A quién aplica y en qué calidad tratamos los datos

En TRUCKDOCK360 tratamos datos en dos calidades distintas. Esto importa porque cambia a quién le pides cuentas.

Calidad	Qué datos	Quién decide sobre ellos
Responsable	Prospectos que agendan una reunión o nos escriben, contactos de nuestros clientes y proveedores, y registros técnicos del servidor	TruckDock Logistics S.A.S. (TRUCKDOCK360)
Encargado	Todo lo que cada empresa cliente registra en la plataforma: sus usuarios, conductores, transportadoras, proveedores, clientes y evidencias	La empresa cliente (el generador de carga)

Un ejemplo. Si eres conductor de una transportadora y una empresa de alimentos registra tu nombre y tu cédula en TRUCKDOCK360 para programar un cargue, la responsable de esos datos es la empresa de alimentos. Nosotros los guardamos y procesamos por cuenta de ella. Si quieres corregirlos o pedir que los borren, lo más rápido es escribirle a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, te ayudamos como se explica en la sección 8.

4. Principios que seguimos

Tratamos los datos según los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En la práctica: usamos los datos solo para lo que te informamos, no pedimos más de lo necesario, los guardamos solo el tiempo razonable y necesario para esa finalidad (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015, art. 11 del Decreto 1377), y solo los ve el personal que los necesita para su trabajo.

5. Datos que tratamos y para qué

5.1 Como responsable

Prospectos que agendan una reunión o nos escriben

Datos: nombre, correo, teléfono, empresa, cargo y las respuestas que des en el formulario de agenda de Microsoft Bookings. Si nos escribes al correo, los datos que incluyas en tu mensaje.
Para qué:
- Agendar, confirmar, reprogramar y realizar la reunión (en Microsoft Teams).
- Responder tus preguntas y preparar una propuesta comercial si la pides.
- Enviarte información sobre TRUCKDOCK360, solo si lo autorizas. Puedes pedir que no te escribamos más en cualquier momento.
Un detalle técnico: el enlace al formulario de agenda lleva un código que indica desde qué botón del sitio llegaste (por ejemplo, «web-hero» o «blog»). Ese código no te identifica; nos sirve para saber qué partes del sitio funcionan.
Cuánto tiempo: el tiempo razonable y necesario para esas finalidades, salvo que antes pidas la supresión.

Contactos de nuestros clientes y proveedores

Datos: nombre, cargo, correo y teléfono de las personas de contacto de las empresas a las que les vendemos o que nos prestan servicios.
Para qué: ejecutar el contrato, dar soporte, facturar, cobrar, pagar y enviar avisos sobre el servicio (cambios, mantenimientos, incidentes).
Cuánto tiempo: mientras dure la relación comercial y, después, el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.

Registros técnicos del servidor

Datos: según el servicio, la dirección IP, el tipo de navegador y la fecha y hora de cada solicitud.
Para qué: seguridad. Por ejemplo, detectar intentos repetidos de acceso, bloquear abusos y revisar incidentes.
Cuánto tiempo: solo el tiempo necesario para esos fines de seguridad.

5.2 Como encargado, por cuenta de cada empresa cliente

Cada generador de carga que usa TRUCKDOCK360 decide qué datos registra y es el responsable de ellos. Nosotros los tratamos solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones.

Titulares	Datos	Para qué los usa la plataforma
Usuarios de la plataforma	Nombre, correo, teléfono y rol	Dar acceso, controlar permisos, enviar avisos y registrar quién hizo cada acción
Conductores	Nombre, cédula, teléfono, afiliaciones a ARL, EPS y pensión (nombre de la entidad y fecha de vencimiento), placa del vehículo y, si usan la app del conductor, su clave, guardada con una función de resumen (hash)	Programar la cita en el muelle, generar el código QR de ingreso, verificar requisitos de ingreso y registrar tiempos
Contactos de transportadoras, proveedores y clientes del generador	Razón social, NIT, correos y direcciones con coordenadas	Enviar solicitudes de servicio, confirmaciones, cambios de cita, estado de los envíos y enlaces de seguimiento, y ubicar los puntos de entrega
Conductores, destinatarios y personal de la transportadora o de la empresa cliente que registra en destino	Fotos y documentos de la entrega; ubicación y hora del dispositivo de quien registra; fecha y hora digitadas en un registro de contingencia	Dejar constancia de la llegada, la operación y la entrega en el destino
Usuarios que hacen el seguimiento de envíos	Observaciones, fecha estimada de llegada y, si el usuario la digita, una ubicación	Informar al cliente del generador el estado de su envío
Documentos soporte	Los archivos que suben los usuarios (por ejemplo, remisiones o facturas)	Soportar la operación del despacho

Lo que no hacemos con estos datos:

No los usamos para fines propios, como publicidad o perfiles.
No los vendemos ni se los cedemos a terceros.
No los combinamos entre empresas cliente: cada empresa tiene su información separada.

Al terminar el contrato con una empresa cliente, devolvemos o eliminamos sus datos según lo pactado en el contrato con esa empresa, salvo lo que debamos conservar por obligación legal.

Sobre las fotos y la ubicación. La plataforma pide la foto de llegada para mostrar la carga, el vehículo o los documentos de la entrega, y la empresa cliente debe indicarles a los conductores que no fotografíen a personas; la plataforma no revisa el contenido de las fotos. La ubicación se toma solo en el momento en que alguien registra un evento en destino desde su enlace (por ejemplo, la llegada o el fin de la operación) y, en el seguimiento de envíos, cuando un usuario la digita. TRUCKDOCK360 no rastrea a nadie de forma continua.

6. Autorización

La ley exige que la autorización sea previa, expresa e informada (artículos 3 y 9 de la Ley 1581 de 2012) y que el responsable la pida a más tardar al momento de recoger los datos (artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015, art. 5 del Decreto 1377). Puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas; el silencio nunca cuenta como autorización (artículo 2.2.2.25.2.4, art. 7 del Decreto 1377).

Cómo la pedimos nosotros (como responsables):

Reunión por Microsoft Bookings: en el formulario de agenda te mostramos el aviso de privacidad (sección 14) y te pedimos marcar que autorizas el tratamiento. Si no lo autorizas, no podemos agendar la reunión por ese medio; puedes escribirnos al correo.
Correo: si nos escribes por iniciativa propia, usamos tus datos solo para responderte y atender lo que pides. Para enviarte información comercial después, te pedimos autorización.
Clientes y proveedores: la pedimos al iniciar la relación comercial.

Cuando pedimos la autorización te informamos el tratamiento y su finalidad, tus derechos y nuestros datos de contacto, como exige el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Guardamos prueba de la autorización.

Cuando somos encargados: la empresa cliente es quien debe obtener la autorización de sus usuarios, conductores y contactos, y solo puede registrar en la plataforma datos que esté autorizada a tratar (artículo 17, literales b y h, de la Ley 1581 de 2012).

Casos en que la ley no exige autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012): información que pida una entidad pública en ejercicio de sus funciones o una orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.

7. Tus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que diste, salvo en los casos en que la ley no la exige.
Que te informemos, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos. Puedes pedirlo en cualquier momento mediante un reclamo (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015, art. 9 del Decreto 1377); el literal e del artículo 8 de la ley lo prevé además cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder gratis a tus datos. Puedes consultarlos sin costo al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que cambiemos esta política de forma sustancial (artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015, art. 21 del Decreto 1377).

Límites. No procede la supresión ni la revocatoria cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015, art. 9 del Decreto 1377). Además, conservamos los datos que una norma nos obligue a guardar, por ejemplo los soportes contables y tributarios, durante el plazo que esa norma fije (artículo 2.2.2.25.2.8, art. 11 del Decreto 1377).

Quién puede ejercer estos derechos (artículo 2.2.2.25.4.1, art. 20 del Decreto 1377): tú, acreditando tu identidad; tus causahabientes; tu representante o apoderado; o un tercero cuando se haya estipulado a tu favor. Los derechos de niños, niñas y adolescentes los ejercen sus representantes.

8. Cómo presentar una consulta o un reclamo

Canal: escribe a gerencia@truckdock.co con el asunto «Datos personales».

Incluye:

Tu nombre y número de identificación.
Una descripción clara de lo que pides.
La dirección (física o de correo) donde quieres recibir la respuesta.
Los documentos que quieras hacer valer. Si actúas por otra persona, el documento que lo acredita.

Consultas (para conocer tus datos)

Te respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde que recibimos la consulta. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (para corregir, actualizar, suprimir o revocar)

Según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

Si tu reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que lo completes, se entiende que desististe.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, hasta que lo resolvamos.
Lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a recibirlo. Si no podemos, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más.
Si el reclamo no nos corresponde, lo trasladamos a quien deba resolverlo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y te informamos.

Si tu solicitud es sobre datos que una empresa cliente registró en la plataforma

En ese caso la responsable es esa empresa (sección 3). Puedes dirigirte a ella directamente. Si nos escribes a nosotros, le trasladamos tu solicitud dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y te avisamos, o la tramitamos según sus instrucciones.

Queja ante la SIC

Puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o el reclamo con nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

9. Área responsable

El área encargada de la protección de datos personales y de atender consultas y reclamos es la Gerencia, en gerencia@truckdock.co. La designamos según el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015 (art. 23 del Decreto 1377).

10. Seguridad

Protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su pérdida, adulteración, consulta o uso no autorizado (artículo 4, literal g, y artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012). Entre ellas:

Conexiones cifradas (HTTPS) entre tu navegador y la plataforma.
Contraseñas guardadas con una función de resumen (hash), nunca en texto legible.
Segundo factor de autenticación (2FA) que cada empresa puede exigir a sus usuarios.
Información de cada empresa cliente separada de la de las demás.
Permisos por rol: cada usuario ve y hace solo lo que su rol permite.
Registro de auditoría de acciones relevantes.
Copias de respaldo periódicas.

Ningún sistema es infalible. Si se presenta una violación a los códigos de seguridad que ponga en riesgo la administración de la información, la informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como exigen los artículos 17 (literal n) y 18 (literal k) de la Ley 1581 de 2012. Cuando seamos encargados, además se lo comunicaremos a la empresa cliente responsable, según lo pactado en el contrato con ella.

11. Transmisiones y transferencias internacionales

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores de tecnología (alojamiento de la plataforma, correo, agenda y videollamadas) que actúan como encargados y pueden guardar o procesar datos fuera de Colombia.

Estos envíos son transmisiones: los proveedores tratan los datos por nuestra cuenta, no para sus propios fines. Según el artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015 (art. 24 del Decreto 1377), una transmisión internacional no requiere informarte ni pedir tu consentimiento cuando existe un contrato de transmisión en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 (art. 25 del Decreto 1377), que obliga al encargado, entre otras cosas, a tratar los datos según los principios de la ley, a proteger su seguridad y a guardar confidencialidad. Aun así, te lo contamos aquí por transparencia.

No hacemos transferencias (entregar tus datos a otro responsable para sus propios fines), salvo que la ley o una autoridad competente lo exija. Si algún día fuera necesario, cumpliremos el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

12. Datos sensibles y datos de menores

Datos sensibles. Son los que afectan tu intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). Como responsables, no los pedimos. Como encargados, la plataforma guarda lo que cada empresa cliente decida registrar: las afiliaciones de los conductores se limitan al nombre de la entidad (ARL, EPS o fondo de pensiones) y la fecha de vencimiento, sin diagnósticos ni información médica, y las fotos de destino deben mostrar la carga, el vehículo o los documentos. Si alguna vez fuera necesario pedir un dato sensible, te diremos que no estás obligado a darlo, y ninguna actividad dependerá de que lo entregues (artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015, art. 6 del Decreto 1377).

Niños, niñas y adolescentes. TRUCKDOCK360 es un servicio para empresas y no recolectamos intencionalmente datos de menores de edad. La ley restringe su tratamiento (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015, art. 12 del Decreto 1377). Si descubrimos que tenemos datos de un menor sin el debido soporte, los eliminamos.

13. Cookies y tecnologías similares

En el sitio truckdock.co:

No usamos cookies.
No usamos herramientas de analítica ni de publicidad.
Las fuentes tipográficas están alojadas en nuestro propio sitio, así que tu navegador no se conecta a servicios de terceros para cargarlas.
Si agendas por Microsoft Bookings, su página se abre en otra pestaña. Allí Microsoft puede usar sus propias cookies según su política de privacidad, que no controlamos.

En la plataforma (app.truckdock.co y la app del conductor en conductor.truckdock.co): no usamos cookies. Tu navegador guarda en su almacenamiento local la sesión iniciada, para que no tengas que ingresar en cada pantalla, y en app.truckdock.co también qué grupos del menú dejaste abiertos. La sesión se borra al cerrar sesión o cuando la plataforma detecta que venció; si no vuelves a entrar, queda guardada en ese navegador aunque ya no sirve. Los enlaces del conductor y de gestión de la transportadora guardan por un momento una clave técnica para no registrar dos veces el mismo evento si se repite el envío, y la borran cuando el servidor responde.

14. Aviso de privacidad de la agenda

Este es el aviso corto que acompaña el formulario de Microsoft Bookings (artículos 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 de 2015, arts. 14 y 15 del Decreto 1377):

TruckDock Logistics S.A.S. (TRUCKDOCK360) tratará tu nombre, correo, teléfono, empresa, cargo y respuestas para agendar y realizar la reunión y, si lo autorizas, enviarte información sobre TRUCKDOCK360. La agenda la gestiona Microsoft Bookings, que puede guardar los datos fuera de Colombia. Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos o revocar la autorización en gerencia@truckdock.co. Consulta nuestra política en truckdock.co/privacidad.

Texto sugerido para la casilla obligatoria del formulario de Bookings:

Autorizo a TruckDock Logistics S.A.S. a tratar mis datos para agendar la reunión, según su política de tratamiento de datos personales en truckdock.co/privacidad.

15. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 27 de octubre de 2026. Las bases de datos que tratamos como responsables estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y durante los plazos de conservación indicados en la sección 5.

Si cambiamos esta política de forma sustancial, te lo comunicaremos antes de aplicar los cambios o, a más tardar, cuando los apliquemos, por este sitio y por correo cuando tengamos el tuyo. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, te pediremos una nueva autorización (artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015, art. 5 del Decreto 1377).

Fuentes

Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales (17 de octubre de 2012; Diario Oficial 48587 del 18 de octubre de 2012). Gestor Normativo, Función Pública.
Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (27 de junio de 2013; Diario Oficial 48834). Gestor Normativo, Función Pública.
Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2, que compila el Decreto 1377 de 2013. Numeración en el normograma de Colpensiones: secciones 1 y 2 y secciones 3 a 6.
Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos personales.